ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДДЪРЖАНЕ "ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА"

 Document

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С настоящите Вътрешни правилата се уреждат условията и реда за изпращането на документи в Регистъра на обществените поръчки (РОП) и публикуването им в „Профила на купувача” в случаите, определени в Закона за общевствените попъчки (ЗОП).
Чл. 2. Вътрешните правила осигуряват публичност, спазването на основните принципи и изисквания на действащото законодателство в областта на обществените поръчки, както и свободен достъп на заинтересованите лица до процедурите, провеждани от Институт по рибарство и аквакултури (ИРА) и информация за сключените договори за обществени поръчки.
Чл. 3. „Профилът на купувача” представлява обособена част от електронната страница на ИРА, където се публикуват всички документи, свързани с обществените поръчки,
Чл. 4. (1) Директорът на ИРА определя със заповед лицето, което да публикува информация в „Профил на купувача”, респективно лицето,което да поддържа „Профила на купувача”и актуализира информацията в него-служител с професионална компетеност и/или специалист по информационни технологии (ИТ).
(2)Лицето, което публикува информация в „Профил на купувача”, респективно лицето, което поддържа и актуализира информацията в „Профила на купувача” има право на достъп до всички документи и информация, подлежащи на публикуване в него.


ДОКУМЕНТИ, ПОДЛЕЖАЩИ НА ПУБЛИКУВАНЕ В ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА

Чл. 5. В „Профила на купувача”, при спазване на ограниченията във връзка със защитата на личните данни, обявяването на чувствителна търговска информация, както и при съблюдаване на правилата на конкуренцията, под формата на обособени, отделни за всяка обществена поръчка досиета се публикуват следните електронни документи:
1.предварителните обявления;    
2.решенията за откриване на процедурите и обявленията за обществени - поръчки;
3.документацията за участие в процедурите;
4.решенията за промяна в случаите по чл.27а ЗОП и променената документация за участие, в приложимите случаи;
5.разясненията по документациите за участие;
6.поканите за представяне на оферти при ограничена процедура, състезателен диалог и договаряне с обявление;
7.протоколите и докладите на комисиите за провеждане на процедурите заедно с приложенията към тях;
8.решенията по чл. 38 от ЗОП за завършване на процедурите;
9.информация за датите и основанието за освобождаване или задържане на гаранциите за участие на кандидатите или участниците във всяка процедура за възлагане на обществена поръчка;
10. договорите за обществени поръчки заедно със задължителните приложения към тях;
11. договорите за подизпълнение и допълнителните споразумения към тях;
12. рамковите споразумения заедно със задължителните приложения към тях;
13. допълнителните споразумения за изменения на договорите за обществени поръчки;
14. информация за датата, основанието и размера на всяко извършено плащане по договорите
за обществени поръчки и по договорите за подизпълнение, включително за авансовите плащания, както и информация за изпълнението на съответния договор или етап от него;
15. информация за датата и основанието за приключване или за прекратяване на договорите;
16. информация за датите и основанието за освобождаването, усвояването или задържането на гаранциите за изпълнение на всеки договор;
17. публичните покани по глава осем „а” от ЗОП, заедно с приложенията към тях;
18. вътрешните правила по чл. 8 б и чл. 22 г от ЗОП;
19. становищата на изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки по запитвания на възложителя;
20. одобрените от изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки експертни становища от осъществявания предварителен контрол върху конкретната процедура за възлагане на обществена поръчка, а когато възложителят не приеме някоя от препоръките - и мотивите за това;
21. всяка друга полезна обща информация, като лице за контакти, номер на телефон и факс, пощенски и електронен адрес,
Чл. 6. В документите, които се публикуват в „Профил на купувача” на ИРА, се заличава информацията, за която участниците са приложили декларация за конфиденциалност по чл. 33. ал. 4 от ЗОП, както и информацията, която е защитена със закон. На мястото на заличената информация се посочва правното основание за заличаването й.
Чл. 7. (1) Основанието за заличаване на информацията се определя от председателя на комисята за получаване, разглеждане и оценка на офертите и се заличава от юриста, участвал като член на комисията за получаване, разглеждане и оценка на офертите по всяка конкретна процедура. Юристът в двудневен срок, освен ако друго не е посочено в ЗОП предава документите, подлежащи на публикуване в „Профила на купувача”  на определеното/те за това лице/а по чл. 4 от настоящите вътрешни правила с приемо-предавателен протокол по образец, съгласно Приложение № 1.
Чл. 8. Ако друго не е определено в ЗОП, документите по чл. 5, които се публикуват в РОП или в Портала за обществени поръчки, и документациите за участие, се публикуват в „Профил на купувача” в първия работен ден, следващ деня на изпращането им в Агенция по обществени поръчки.
Чл. 9. Договорите, допълнителните споразумения и документите, свързани с изпълнението на договорите се публикуват в 30-дневен срок от:
1.сключването на договорите и допълнителните споразумения;
2.извършването на плащането; за договори с периодично повтарящи се доставки на стоки, информацията за извършените плащания се публикува в обобщен вид до 20-то число на месеца, следващ месеца на извършените плащания.
3.освобождаването на гаранцията;
4.получаването от ИРА, в качеството на възложител на договора за подизпълнение и на допълнително споразумение към него;
5.създаването на съответния друг документ, подлежащ на публикуване.
Чл. 10. Документите и информацията по чл. 5 от настоящите вътрешни правила, които се отнасят до конкретна обществена поръчка, се обособяват в самостоятелен раздел - досие в профила на купувача, представляващ електронна преписка със самостоятелен идентификационен номер и дата на създаването Самостоятелният раздел се поддържа в „Профила на купувача” на ИРА до изтичането на една година от:
1.приключването или прекратяването на процедурата - когато не е сключен договор;
2.изпълнението на всички задължения по договора, съответно на всички задължения по договорите в рамковото споразумение.
3.извън случаите по т. 1 и 2, останалите документи се поддържат в „Профил на купувача”, както следва:
а) по чл. 5, т. 1 - една година от публикуването в профила на купувача.
б) по чл. 5, т. 18 - една година след изменението или отмяната им.
в) по чл. 5, т. 19 и т. 21 - постоянно, със съответната актуализация.
Чл. 11. Към уникалния номер на всяка обществена поръчка в Регистъра на обществените поръчки се показва хипервръзка към самостоятелния раздел в „Профил на купувача”, в който се съдържат документите и информацията за конкретната обществена поръчка.         
Чл. 12. Упълномощено от възложителя лице изпраща на Агенцията по обществени поръчки (АОП) с електронен подпис, съгласно Закона за електронния документ и електронния подпис, или по пощата, информация за адреса на хипервръзката едновременно с решението за откриване на процедурата,
Чл. 13. След публикуване на обявлението или на публичната покана в Регистъра на обществените поръчки, лицето по чл. 4, отговарящо за публикуване на информацията за съответната обществена поръчка в „Профила на купувача”, изпраща от електронната поща на ИРА съобщение до средствата за масово осведомяване, по реда и със съдържанието, определени в чл. 27, ал. 2 от ЗОП, респективно в чл. 101б, ал. 3 от ЗОП при публикуване на публична покана за възлагане на обществена поръчка по реда на глава осем „а” от ЗОП.

РЕД ЗА ПУБЛИКУВАНЕТО НА ИНФОРМАЦИЯТА В „ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА

Чл. 14. За всяка една публикация в „Профила на купувача” се отбелязва кога и кой е извършил публикацията, като се пази пълен архив на публикациите. Освен в електронна форма, архивът се извежда и на хартиен насител за всяка отделна обществена поръчка от лицето извършило публикациите. Окомплектованите в хронологичен ред на хартия публикации се прилагат към досието на обществената поръчка, за която се отнасят.
Чл. 15. (1) В деня на публикуване на документацията в Регистъра на обществените поръчки на Агенцията по обществени поръчки, лицето, отговарящо за провеждането на обществената поръчка, с приемо-предавателен протокол и/или разпечатка от Регистъра на обществени поръчки, я предава на лицето по чл. 4, което я публикува в „Профила на купувача” най-късно на следващия работен ден, ако друго не е определено в ЗОП, по реда и начина определени в чл. 8 от настоящите вътрешни правила.
(2) Удостоверяване на датата на публикуването на електронйите документи се извършва по реда на Закона за електронното управление, както и с издаването на декларация от лицето, извършило публикуването.
   Чл. 16. За удостоверяване на предаването на документите за публикуване за всяка обществена поръчка, както и за публикуването й в „Профил на купувача”, длъжностните лица, съгласно чл. 12, ал.1 от Вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки (ВПBОП) в ИРА попълват контролен лист по образец, съгласно Приложение № 2, който се прилага към досието на обществената поръчка и се съхранява от деловодителя на ИРА.
Чл. 17. Вътрешен контрол на лицето/та по чл. 4 от настоящите вътрешни правила се осъществява от заместник директора и главния счетоводител, които извършват проверка на публикуваната информация в „Профила на купувача” в първия работен ден след публикуването й, за което попълват контролна карта по образец, съгласно Приложение № 3, която се прилага към досието на обществената поръчка и се съхранява в деловодството на ИРА.
Чл. 18. Ако бъдат установени съществени пропуски и/или технически грешки в публикуваната в „Профила на купувача” информация за обществените поръчки, възложителят взима решение за начина на отстраняването им.

Всички действия, посочени в настоящите вътрешни правила относно: Публикуването на документи и информация в АОП – РОП и „Профила на купувача”се съгласуват от лице с висше образование, по специалност „право”, с образователно-квалификационна степен „магистър”, придобило юридическа правоспособност.

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1.Настоящите вътрешни правила, включително удостоверяването на датата на публикуването на електронните документи в профила на купувача са съобразени с условията и реда на Закона за електронното управление.
§ 2. По смисъла на настоящите правила съобщение до средствата за масово осведомяване, съгласно § 1, т.28 а от Допълнителните разпоредби на ЗОП, е електронен документ с титуляр възложителя, който се изпраща в един и същи ден по електронен път до Българската телеграфна агенция, до най-малко три печатни медии и до най-малко три лицензираии радио и телевизионни оператори.


ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 3. Контролът по изпълнението на настоящите вътрешни правила се възлага на Заместник Директора и Главният счетоводител.
§ 4. Настоящите вътрешни правила се приемат на основание чл, 22г от ЗОП
§ 5. Вътрешните правила влизат в сила от датата на утвърждаването им от Директора на ИРА.
§ 6. Изменение и допълнение на настоящите вътрешни правила се извършва по реда на утвърждаването им.

ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ

 Document (2)

Чл. 1.(1) Институтът по рибарство и аквакултури (ИРА) е юридическо лице, създадено с ПМС № 373/29.12.2006, обн. ДВ 3/12.01.2007 г., с предмет на дейност: научна, приложна и обслужваща в областта на рибовъдството. Той е третостепенен разпоредител с бюджетни кредити, подчинен на Селскостопанската академия /ССА/ (второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към Министерство на земеделието и храните /МЗХ/), и се явява възложител по смисъла на чл. 7 т. 1 от Закона за обществените поръчки.
(2) В качеството си на възложител ИРА е длъжен да провежда процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки /ЗОП/, съобразно необходимостта от строителство, доставки на стоки или услуги за всяка бюджетна година, когато са налице основанията, предвидени в закона.
(3) Решенията за провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка се взема Директорът на ИРА.
(4) Директорът или упълномощени от него длъжностни лица, съгласно чл. 8, ал. 2 от ЗОП, организират и провеждат процедурите за възлагане на обществени поръчки и сключват договорите с тях.


ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ


Чл. 2. (1) Целта на настоящите вътрешни правила е създаване на условия за законосъобразно и ефективно разходване на бюджетните средства, както и публичност и прозрачност в дейността по планиране, провеждане и възлагане на обществените поръчки в ИРА.
(2) Вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки уреждат:
1. реда за планиране, организиране, подготовка и провеждане на процедурите за възлагане на обществените поръчки по ЗОП и съответните подзаконови нормативни актове;
2. реда за получаване, разглеждане и оценка на офертите при възлагане с публична покана;
3. координацията между структурните звена в ИРА при осъществяване на дейностите по т. 1;
4. задълженията и отговорностите на длъжностните лица в ИРА във връзка с възлагането на обществени поръчки;
5. съхранението и достъпа до документацията, събрана в хода на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
6. контрола по изпълнението на сключените договори за обществени поръчки;
7. контрола върху движението на гаранциите за участие в процедурите и гаранциите за изпълнение на договорите;
8. изработването, утвърждаването и актуализацията на вътрешните правила.

 

ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА


Чл. 3. (1) В съответствие с чл 22 б от ЗОП Възложителят поддържа „Профил на купувача”, достъпен от главното меню на интернет-сайта на ИРА.
(2) С вътрешни правила за поддържането на „Профил на купувача” се уреждат условията и реда за изпращането на документи в Регистъра на обществените поръчки и публикуването им в „Профила на купувач”а в случаите, определени от ЗОП.
(3) Вътрешните правила осигуряват публичност, спазването на основните принципи и изисквания на действащото законодателство в областта на обществените поръчки, както и свободен достъп на заинтересованите лица до процедурите, провеждани от ИРА и информация за сключените договори за обществени поръчки.
(4) Директорът на ИРА определя със заповед лицето, което да публикува информация в „Профил на купувача”, респективно лицето,което да поддържа „Профила на купувача”и актуализира информацията в него-служител с професионална компетеност и/или специалист по информационни технологии (ИТ).
(5) Лицето, което публикува информация в „Профил на купувача”, респективно лицето, което поддържа и актуализира информацията в „Профила на купувача” има право на достъп до всички документи и информация, подлежащи на публикуване в него.


ПЛАНИРАНЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ


Чл. 4. (1) Планирането на процедури за възлагане на обществени поръчки в ИРА е съобразено с потребностите от доставки, услуги и строителство при осъществяване на основната му дейност и е пряко свързано с разработване на бюджета на CCA (МЗХ) и изготвяне на план-график за планиране, провеждане и възлагане на обществените поръчки за съответната бюджетна година.
(2) В качеството си на третостепенен разпоредител с бюджетни кредити, всяка година към месец октомври ИРА следва да изготви и представи пред ССА мотивирана заявка за необходимостта от провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки през предстоящата календарна година. Заявката се изготвя по образец, предоставен от председателя на ССА и се изпраща по електронна поща и на хартиен носител, подписана от директора и главния счетоводител на ИРА и подпечатана с мокър печат.
(3) За навременно изпращане на мотивираната заявка по ал. 2 и предварително обявление до съответните институции съгласно ЗОП и за своевременно и ефективно провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки, те следва да се планират най-късно до 15-ти октомври на всяка календарна година.
 (4) За правилно планиране на процедурите, в срок до края на септември на текущата    година Директорът изисква от Главния счетоводител да представи пред Дирекционния съвет доклад, който съдържа:
1.информация за всеки сключен през последната бюджетна година или действащ от предходни години договор за възлагане на ОП и тяхното изпълнение;
2.данни за разходваните бюджетни средства за строителство, които надвишават или доближават прага от 60 000 лв., и за доставки и услуги (по видове), които надвишават или доближават прага от 20 000 лв., поради което възниква или е възможно да възникне необходимост от провеждане на обществени поръчки.
3.данни за други дейности, планирани за следващата бюджетна година, за които ще бъдат отпуснати бюджетни средства.
4. мотивирано предложение за провеждане на обществени поръчки през следващата бюджетна година по т. 2 и т. 3 - за тази цел Главният счетоводител или определен от него служител от финансово-счетоводния отдел събира срещу подпис и обобщава мотивирани предложения от ръководителите на отдели, съдържащи информация за необходимостта от извършване на строителство, осъществяване на доставки на стоки и/или предоставяне на услуги в ръководените от тях структурни звена. Информацията се изготвя по образец (Приложение № 1).
Чл. 5. В срок до 1-ви октомври на текущата година Главният счетоводител внася мотивирания доклад, заедно с всички постъпили от всеки отдел предложения, за обсъждане и приемане в Дирекционния съвет, като за всяка поръчка задължително се посочва:
1.описание на предмета на обществената поръчка;
2.обща прогнозна стойност на обществената поръчка.
Чл. 6. Дирекционният съвет обсъжда и приема доклада на Главния счетоводител, анализира приоритетите по дейности и взема решение за провеждане на процедурите за възлагане на ОП, за които е обоснована необходимостта от възлагането им през следващата календарна година в зависимост от разполагаемия бюджет и праговете, определени в ЗОП.
Чл. 7. (1) След приемане на доклада, Главният счетоводител, съвместно с юрист, изготвя план-график (Приложение № 2) на обществените поръчки, които следва да бъдат възложени през предстоящата бюджетна година и го представя на Директора на ИРА. Той включва:
1.наименование на обществената поръчка;
2.вид на процедурата;
3.прогнозна стойност на ОП;
4.срокове и отговорници за представяне на писмени заявки по чл.9, ал. 5, т. 22;
5.прогнозна дата за сключване на договор;
6.срок на изпълнение на договора (в месеци или години);
7.лице за контрол на изпълнението на договора.
(2) План-графикът се обсъжда и приема на заседание на Дирекционния съвет и се утвърждава от Директора.
(3) След утвърждаването на план-графика, включването на нови процедури за възлагане на обществени поръчки се допуска по изключение след представяне с докладна записка до Директора на мотивирано предложение от ръководителя на отдел, в който е възникнала необходимостта от доставка, услуга или строителство.
(4) Когато е възникнала необходимост от предприемане на неотложни действия поради настъпване на изключителни обстоятелства по смисъла на § 1, т. 8 от ДР на ЗОП, последиците от които не могат да бъдат преодолени при спазване на сроковете за провеждане на открита или ограничена процедура или на процедура на договаряне с обявление, Директорът на ИРА може да вземе решение да възложи обществената поръчка чрез процедура на договаряне без обявление;
(5) Решението на Директора по ал. 4 се предхожда от следните действия:
1. Ръководителят на отдела, в който е възникнала необходимост от предприемане на неотложни действия поради настъпване на изключителни обстоятелства по смисъла на § 1, т. 8 от ДР, след идентифициране на неотложни действия от строителство, доставка или услуга, предприема незабавни мерки за дефинирането им в писмен вид с докладна записка до Директора на ИРА.
2. След получаването на докладната записка Директорът на ИРА провежда консултация с юрист, който формулира и изготвя в писмен вид становище с, аргументирани и документално обосновани мотиви за избора на процедура на договаряне.
3. Становището на юриста се прилага към докладната записка по т. 1.
(6) Решението на Директора на ИРА за провеждане на процедура на договаряне без обявление задължително съдържа мотивите от становището на юриста за избора на такавапроцедура.
(7) Копие от утвърдения план-график по ал. 1 се предоставя за сведение и/или изпълнение на ръководителите на отделните структурни звена, на работния екип по чл. 9 ал. 2 от настоящите вътрешни правила и на всички отделни служители, които ще бъдат ангажирани с подготовката и провеждането на процедурите.
(8) Контролът по изпълнение на план-графика се осъществява от Главния счетоводител на ИРА.


ПРЕДВАРИТЕЛНО ОБЯВЛЕНИЕ ЗА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА


Чл. 8. (1) ИРА изпраща до Агенцията по обществени поръчки /АОП/ за вписване в Регистъра на обществените поръчки, а в случаите, определение в чл. 45, ал. 2, ал. 5, ал. 6 и ал. 13 от ЗОП и до Официалния вестник на Европейския съюз /ОВ на ЕС/, и публикува в „Профила на купувача” най-късно до 15 януари на календарната година, предварително обявление за процедурите за възлагане на обществени поръчки в зависимост от стойността на доставките и/или услугите и/или строителството, съобразно праговете на ОП по ЗОП, посочени в чл. 23, ал. 1 от ЗОП, които възнамерява да открие през следващите 12 месеца.
(2) Изпращането на предварително обявление дава възможност използване на съкратените срокове по чл. 64, ал. 2, чл. 81, ал. 2 и чл. 104, ал. 1  от ЗОП за провеждане на процедурите, като не задължава Директора на ИРА да проведе обявените процедури, ако след публикуване на предварителното обявление се окаже, че това не е наложително или възложителят не разполага с необходимия финансов ресурс за изпълнение на договора за възлагане на обществената поръчка.
(3) В срок до 10 януари, въз основа на утвърдения план-график по чл. 7 от настоящите вътрешни праивла, работният екип по чл. 9, ал. 2 подготвя и представя за одобрение от Директора предварително обявление по чл. 23 от ЗОП - за изпращане до АОП за вписване в РОП, за публикуване в „Профила на купувача”, а при необходимост - и до ОВ на ЕС.
(4) Предварителното обявление, решенията за откриване на процедурите, решенията за промяна, обявленията и информациите за сключен договор и неговото изпълнение се изпращат до съответните институциипо елелктроенен път, подписани с електронен подпис.

ОРГАНИЗИРАНЕ И ПОДГОТОВКА НА ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОП


Чл. 9. (1) Директорът на ИРА определя длъжностните лица, които ще планират, организират и проведат процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(2) След утвърждаване на план-графика по чл. 7 от настоящите вътрешни правила, Директорът с възлагателна заповед сформира Работен екип от трима негови служители (от които задължително един икономист или служител от финансово-счетоводния отдел на института), който екип съвместно с юрист организира, подготвя и провежда процедурите за възлагане на ОП.
(3) Работният екип по ал. 2 се сформира за всяка отделна обществена поръчка, предвидена в план-графика по чл 7 от настоящите вътрешни правила.
(4) Работният екип извършва всички действия от името на Директора в качеството му на възложител.
(5) Дейността на работния екип се изразява в:
1. проучване на актуалните цени на стоките и услугите, обект на обществените поръчки, към момента на откриване на процедурите;
2. определяне на параметрите на обществените поръчки - обекти на ОП, видове, количества и прогнозна стойност на доставките; видове, обем и прогнозна стойност на услугите и строителството и др.;
3. определяне на минимални изисквания за икономическото и финансово състояние, техническите възможности и/или квалификацията на кандидатите или участниците;
 изработване на образци на техническите и ценовите предложения;
4. участие в изработването на методики за оценка и класиране на предложенията;
5. определяне на размера на гаранциите за участие в процедурите и изпълнение на сключените договори;
6. изчисляване и определяне на цената на документацията за участие в процедурата, която не може да бъде по-висока от действителните разходи за нейното отпечатване и размножаване;
7. изготвяне на платежни документи за изпращане на документацията за участие по пощата при поискване от заинтересовани лица за сметка на лицето, отправило искането;
8. изготвяне на информации за сключени договори и тяхното изпълнение;
9. взаимодействие с финансово-счетоводния отдел за получаване на всякаква счетоводна информация, свързана с организирането, подготовката и провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки;
10. изготвяне и изпращане в АОП на заявление за създаване на упълномощен потребител в РОП за използване на възможността за подписване на документи с електронен подпис;
11. детайлно познаване и боравене с електронните формуляри на АОП и информираност за всички актуални промени в тях;
12. изработване и изпращане до ОВ на ЕС и АОП на предварително обявление, на решения за откриване на процедури за възлагане, на обявления за обществени поръчки, на решения за промяна, информации за сключени и изпълнени договори и публични покани по образци на електронни документи на АОП;
13. кореспонденция от името на възложителя с кандидати за изпълнители на провежданите обществените поръчки;
14. изготвяне на уведомителни писма, на запитвания и разяснения до кандидатите за изпълнители;
15. изготвяне на съгласувани с Директора заповеди за назначаване на комисии;
16. изготвяне на тръжни листи, задания, образци на ценови предложения;
17. съставяне на досие на обществената поръчка на хартиен носител;
18. събират информацията, необходима за изготвяне на обявленията, заданията и цялостната документация за участие в процедурите;
19. за изработване на технически спецификации и методики за оценка на офертите (за всяка обществена поръчка, независимо от стойността) предлагат на възложителя привличане на служители от института с професионална компетентност в съответствие с предмета на обществената поръчка. На базата на това предложение Директорът със заповед определя лице с професионална компетентност (доказана с набор от документи - диплом за завършено образование, длъжностна характеристика, трудов договор и др.) за всяка отделна обществена поръчка;
20. когато възложителят не разполага със служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност, предлагат на възложителя привличане на външни експерти от списъка по чл 19 ал. 2, т. 8 от ЗОП или каквото и да е друго експертно лице, чрез възлагане в съответствие със ЗОП, съгласно чл. 8, ал. 7 от ЗОП, като по възможност посочват образованието и квалификацията, които те трябва да притежават;
21. при изработване на условията за участие в процедурите, изискванията към кандидатите и цялостната документация за участие в процедурите задължително изискват писмени предложения и препоръки от лицата с професионална компетентност и/или външните експерти по т. 19;
22. изискват от ръководителите на отделите по чл. 4, ал. 4, т. 4 от настоящите вътрешни правила срещу подпис да представят конкретни писмени заявки, съдържащи:
22.1. детайлна информация за видовете и количествата стоки, обект на доставките;
22.2 детайлна информация, свързана с предоставянето на услуги, включително видове, обем и т.н.;
22.3. обема, видовете дейности и всякаква друга информация, свързана с възлагането на обществени поръчки с предмет “строителство”;
22.4.всякаква друга относима информация, необходима за изготвяне на документацията за участие за всяка обществена поръчка.
23. определят обособени позиции и техните кодове, съгласно ЗОП,
24. изработват и окомплектоват документацията за участие в процедурите;
26. подготвят писмено искане до ССА от името на директора за разрешение и одобрение за стартиране на всяка отделна процедура за възлагане на обществена поръчка.
27. изработват проекти на решения на възложителя по чл. 38 от ЗОП;
28. изготвят уведомителни писма с решенията на възложителя по чл. 38 от ЗОП
29. при извършване на контрол от органите на АДФИ (Агенция за държавна финансова инспекция) към МФ заедно и поотделно оказват пълно съдействие на проверяващите лица по всички въпроси, свързани с организирането и провеждането на проверяваната обществена поръчка и предоставят необходимите документи, сведения и справки, свързани с нея.
(6) Юридическото обслужване трябва да осигури:
1. детайлно познаване и правилно прилагане на действащия ЗОП и подзаконовите нормативни актове;
2. информираност за всички актуални промени в ЗОП и подзаконовите нормативни актове към момента на организиране и провеждане на процедурите за възлагане на ОП с оглед стриктното съблюдаване на законовата уредба и предотвратяване на пропуски, нарушения и грешки;
3. определяне на правни и фактически основания за провеждане на процедурите;
4. определяне на вида на процедурите за възлагане на обществените поръчки, избор на процедура съгласно актуално действащия ЗОП, определяне на обособени позиции;
формулиране и изготвяне в писмен вид на, аргументирани и документално обосновани мотиви при избор на процедура за възлагане на обществена поръчка по чл. 7, ал. 4 от настоящите вътрешни правила;
5. изработване на пълномощни и декларации по ЗОП;
6. изработване на условия за участие и условия за отстраняване от участие в процедурите;
7. определяне на всички изискуеми документи за подбор на участниците и оценка на предложенията, свързани с изискванията за икономическото и финансово състояние, техническите възможности и/или квалификацията на кандидатите или участниците;
8. проверка на наличността, изправността и актуалността на всички документи от офертната документация при отваряне на офертите;
9. изготвяне на запитвания или разяснения до кандидатите за изпълнители;
10. изработване на проекто-договори, респективно договори за обществени поръчки;
11. определяне на гаранции за участие и изпълнение на договорите.
12. пълна персонална отговорност за съответствието на документацията за участие и реда на провеждане на процедурите с изискванията на ЗОП и за спазването на фиксираните в него срокове;
13. при постъпване на жалба срещу действие, бездействие или решение на възложителя на който и да е етап от процедурата - изработване и представяне на писмено становище по изложените в жалбата възражения пред Директора на института;
Чл. 10. (1) Външните експерти от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП или други съгласно чл. 8, ал. 7 от ЗОП се определят от Директора на ИРА, като задачите, които трябва да изпълняват, се възлагат с писмен договор.
(2) Техническите спецификации и методиките за оценка на офертите, изготвени от външни експерти по силата на договор, се предават на работния екип за прилагане към документацията за участие.
(3) Лицата с професионална компетентност по чл. 9, ал. 5, т. 19 от настоящите вътрешни правила съдействат на работния екип за правилното изготвяне на документацията по всяка обществена поръчка, като гарантират точността на данните в подадената информация и носят персонална отговорност за нейната достоверност;
(4) Изготвените технически спецификации и методики за оценка на офертите се подписват от лицата, които са ги изработили (лицата с професионална компетентност или външните експерти), и не могат да се променят.
(5) Външните експерти, изготвили техническите спецификации и методиките за оценка, не могат да участват в комисиите по разглеждане и оценка на офертите, съответно в журито на конкурс за проект, както и в процедурата за възлагане на обществената поръчка самостоятелно или в обединение с други лица като кандидати, участници, членове на обединения-участници, подизпълнители, или чрез свързани лица, освен ако документите, в чието изработване са участвали, са променени така, че не предоставят на участника информация, която му дава предимство пред останалите участници в процедурата (ограничението за участие в комисиите важи само за външните експерти, но не и за длъжностни лица на възложителя, участвали при подготовката на техническите спецификации и методиката за оценка на офертите).
Чл. 11. (1) С цел да     се пресекат възможностите за разхищение и необосновано разходване на средства, Главният счетоводител, извършва контрол за финансовата допустимост на заявките, като ги съпоставя с разполагаемия бюджет и докладва резултата от контрола пред Работния екип.
(2)Работният екип по чл. 9, ал. 2 от настоящите вътрешни правила притежава контролните функции и правото да предлага пред възложителя корекции на подадените заявки или отстраняване на онези от тях, които надхвърлят действителните нужди или за които не са предвидени средства.
(3)В процеса на обобщаване и контрол на потребностите работният екип при необходимост може по всяко време да инициира и провежда съгласувателни срещи със служителите, подали заявките, и възложителя, който взема окончателно решение дали дадена заявка да бъде включена в предстоящата обществена поръчка.
Чл. 12. (1) Членовете на работния екип носят солидарна отговорност за съответствието на изготвената документация за участие в процедурата с подадената информация и писмените предложения и препоръки на професионално компетентните лица и/или външните експерти.
(2)Документацията за участие се предоставя на Директора за утвърждаване и се заверява с подпис на Директора и печат на ИРА.
(3)След утвърждаването от директора документацията за участие се предоставя на лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила за публикуване в „Профила на купувача”. Документацията за участие се публикува в „Профила на купувач”а в първия работен ден, следващ деня на публикуването на обявлението, за осигуряване на публичен достъп до нея.
(4)Документацията за участие не се продава. При поискване от заинтересовано лице за изпращане на документацията на хартиен носител по пощата, членовете на работния екип предоставят на деловодителя екземпляр от документацията за участие, който я изпраща за сметка на лицето, отправило искането. В тези случаи може да изиска от лицата заплащането на документацията, като цената се посочва в обявлението и не може да бъде по-висока от действителните разходи за нейното отпечатване и размножаване.
(5)След публикуване на обявлението в РОП и в „Профила на купувача” се изпраща по електронен път съобщение за обществената поръчка до средствата за масово осведомяване - до БТА, до най-малко три печатни медии и до най-малко три лицензирани радио- и телевизионни оператори. Съобщението съдържа най-малко наименование на възложителя, предмет на поръчката, дата на публикуване на обявлението в РОП, дата на изпращане на съобщението. Електронните писма с изпратените съобщения задължително се разпечатват на хартиен носител, като доказателство за изпращането им и се прилагат към досието на обществената поръчка.


ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ


Чл. 13. (1) Ред за приемане и завеждане на офертите на кандидатите за участие:
1. Постъпващите оферти на кандидатите за участие в процедурите за ОП се приемат в деловодството на Института.
2. Работният екип по чл. 9, ал. 2 от настоящите вътрешни праивла своевременно уведомява деловодителя за крайния срок за приемане на офертите или заявленията за участие.
3. При постъпване на офертите или заявленията за участие, деловодителят задължително проверява пликовете за тяхната непрозрачност и ненарушена цялост. При установяване на прозрачност или нарушена цялост на плика, деловодителят връща офертата или заявлението за участие на приносителя и я приема едва когато непрозрачността и цялостта на плика бъдат възстановени.
4. Деловодителят завежда постъпилите оферти или заявленията за участие във входящ регистър, като на плика с офертата или заявленията за участие отбелязва входящия номер, датата и часа на приемането им, след което предоставя на приносителя на офертата или заявлението за участие документ с входящите данни и подпис на от деловодителя.
5. Оферта или заявление за участие, представени след изтичане на крайния срок или представени в незапечатан прик, респективно плик с нарушена цялост, не се приемат. Същите се връщат незабавно на кандидата и това се отбелязва в регистъра.
6. Деловодителят отговаря за съхранението на офертите до момента на тяхното предаване    на комисията по разглеждане и оценка на предложенията. В деня за отваряне на офертите той ги предоставя на комисията, като прилага към тях саморъчно подписан списък на подадените оферти с техните входящи номера и дати на постъпване.
7. Когато в срока, определен за представяне на офертите или заявленията, няма постъпила оферта или заявление или е получено само едно заявление или оферта, деловодителят незабавно уведомява Работния екип. След преценка и разпореждане на директора, Работният екип изготвя проект на решение за удължаване на срока за подаване на оферти (чл. 27а, ал. 9от ЗОП) или за прекратяване на процедурата (чл. 39, ал 1, т.1 и ал. 2 т. 1 от ЗОП).
8. При оттегляне на офертата на кандидат за участие в процедурата, деловодителят отбелязва във входящия регистър датата на оттегляне на офертата и я връща срещу подпис на кандидата, положен срещу датата на оттеглянето й.
Чл. 14. (1) Комисия по отваряне, разглеждане, оценка и класиране на офертите
1.След изтичане на срока за приемане на офертите Директорът назначава със заповед комисия по отваряне, разглеждане, оценка и класиране на офертите на кандидатите за изпълнители на ОП, като определя нейния състав и резервни членове съгласно чл. 34 от ЗОП.
2.В комисията Директорът задължително включва един юрист, а най-малко половината от останалите членове са лица, притежаващи професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката.
3.Когато Директорът не разполага със служители, отговарящи на изискванията за професионална компетентност, той включва в комисията външни експерти от списъка по чл. 19, ал. 2, т. 8 от ЗОП или други, чрез възлагане в съответствие със ЗОП.
4.В комисията могат да участват и членове на Работния екип.
5.Редовни членове на комисията могат да бъдат заменяни с резервни само в изключителни случаи (например при отсъствие на редовен член по болест или при отсъствие поради непредвидено възникнал неотложен ангажимент заради друга дейност от особена важност за ИРА).
6.В заповедта за назначаване на комисията Директорът определя възнаграждението на нейните членове, както и командировъчни пари, пътни, дневни и квартирни, съгласно чл. 34, ал. 7 от ЗОП.
7.В края на всяко заседание председателят насрочва следващото заседание на комисията. Свикването или отмяната на заседанията може да се извърши и чрез устно уведомяване, по телефона, или по електронна поща, най-късно в деня, предхождащ поредното заседание.
8.След всяко заседание на комисията офертите на участниците се съхраняват от нейния председател.
9.Комисията класира участниците в процедурата въз основа на изготвен съгласно критериите за оценка лист за оценка и подготвя протокола за разглеждане, оценяване и класиране на офертите. Протоколът се изготвя от председателя на комиссията и съдържа реквизитите по чл. 72 от ЗОП. Към протокола се прилагат подписаните декларации по чл. 35, ал. 3 от ЗОП.
10.Протоколът се изготвя в срока, определен от Директора в заповедта за назначаване на комисията по отваряне, разглеждане, оценка и класиране на офертите. При необходимост от удължаване на срока за работа на комисията, председателят на комисията изготвя мотивирана докладна записка, в която описва обстоятелствата, налагащи коригиране на срока и необходимото време за довършване на работата.
11.В протокола за извършената работа комисията предлага на Директора определено класиране на участниците или прекратяване на процедурата въз основа на някои от основанията, предвидени в ЗОП.
12.Комисията предава протокола срещу подпис на Директора, като отбелязва на последната страница датата на предаването му. Работата на комисията приключва след предаване на протокола на Директора.
13.Директорът има право на контрол върху работата на комисията единствено при условията на чл. 36 а от ЗОП. Той няма право да указва промяна в класирането или избора на определен участник, но може да върне протокола с указание той да бъде допълнен чрез посочване на допълнителна информация за изясняване на мотивите за предложеното решение.
14.В случай че при контрола от страна на Директорана ИРА при условията на чл. 36а, ал. 1 от ЗОП, се установят нарушения в работата на комисията, които могат да се отстранят, без това да налага прекратяване на процедурата, Директорът дава писмени указания за отстраняването им в 5-дневен срок от представянето на съответния протокол. В този случай, указанията на Директорът са задължителни за комисията. Извършените действия и взетите решения в изпълнение на указанията се отразяват в протокол, като в случай на несъгласие, към него се прилага особено мнение.
15.При определяне на изпълнител на обществената поръчка, Директорът взема окончателното решение, като при това може да вземе предвид особеното мнение на някой от членовете на комисията, ако такова се съдържа в протокола, и аргументирано мотивира своето решение.
16.Решенията за завършване на процедурите се вземат от Директора в съответствие с условията на чл. 38 и 39 от ЗОП.
17.До протоколите на комисията и решенията по чл. 38 за завършване на процедурите се осигурява публичен достъп чрез публикуването им в „Профила на купувача”.

 

СКЛЮЧВАНЕ НА ДОГОВОРИ ЗА ОП


Чл. 15. (1) Договорите за възлагане на обществени поръчки се сключват от Директора.
(2) Главният счетоводител осъществява системата на двойния подпис, която не разрешава поемането на финансово задължение или извършване на плащане без подписите на ръководителя на организацията – Директора на ИРА и лицето, отговорно за счетоводните записвания.
(3) При отказ на първия класиран участник да сключи договор Директорът би могъл:
 1. да сключи договор с участника, класиран на второ място при условият на чл. 74, ал. 2 от ЗОП;
 2. да прекрати процедурата.
(4) Договорите за обществени поръчки осигуряват изпълнение на офертата, с която е спечелена процедурата. Всички предложения от офертата на изпълнителя са задължителен елемент от договора.
(5) Оригиналите на договорите за възлагане, ведно с всички приложения към тях (оригинал на банкова гаранция или оригинал /заверено копие/ на платежно нареждане за внесена гаранция за изпълнение на договора, копия на техническо и ценово предложение и др.) се съхраняват в кабинета на Главния счетоводител на ИРА. Копия на договорите се прилагат към съответното досие на обществената поръчка по чл. 18, ал. 1 от настоящите вътрешни правила.

 

ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ПУБЛИЧНА ПОКАНА


Чл. 16. (1) При възлагане с публична покана Директорът на ИРА издава заповед за откриване на процедурата, съдържаща задължително:
1. Наименование и пълно описание на предмета на поръчката;
2. Обща максимално допустима прогнозна стойност на поръчката;
3. Минимални и други изисквания към поръчката;
4. Критерий за оценка;
5. Срок за изпълнение на поръчката;
6. Срок на валидност на публичната покана;
7. Изисквания към кандидатите;
8. Срок и място за представяне на офертите;
9. Срок на валидност на офертите;
10. Дата и място на отваряне на офертите;
11.Лице или лица, отговарящи за разработването на техническата спецификация и методика за оценка на офертите.
12.Служител/и, отговарящи за изпълнението на заповедта.
(2) Комисията за получаване, разглеждане и оценка на офертите се назначава с отделна заповед на Директора на ИРА, след изтичане на срока за събирането на офертите.
(3) Съставът на комисията е от трима до петима членове, като задължително включва юрист и най-малко един от членовете е с професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката и доказана с набор от документи - диплом за завършено образование, длъжностна характеристика, трудов договор и др.
(4) В заповедта се посочва срок (който не може да е по-дълъг от крайния срок на валидност на офертите) за представяне на протокол, отразяващ дейността на комисията. Протоколът се представя от председателя на комисията на Директора на ИРА за утвърждаване, след което в един и същи ден лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила го изпраща на всички участици и го публикува в „Профил на купувача” при условията на чл.22б, ал.3 от ЗОП.
1. Заповедта на Директора за откриване на процедурата се публикува в „Профила на купувача” в деня на публикуването на публичната покана на Портала за обществени поръчки и в профила на купувача.
2. В деня на публикуването на поканата на Портала за обществени поръчки и в „Профила на купувача” се изпраща по електронен път съобщение за поканата до средствата за масово осведомяване . Съобщението съдържа най-малко наименование на възложителя, предмет на поръчката, дата на публикуване на публичната покана, дата на изпращане на съобщението. Електронните писма с изпратените съобщения задължително се разпечатват на хартиен носител като доказателство за изпращането им и се прилагат към досието на обществената поръчка.
3. Писмени искания от потенциални участници за разяснения по условията на обществената поръчка по чл. 101б, ал. 6 от ЗОП се изпращат по пощата, по факс или електронна поща и след завеждане с входящ номер в деловодството, в деня на получаването се предоставят от деловодителя на председателя на комисията за разглеждане и оценка на офертите.
Чл. 17. (1) Ред за получаване, разглеждане и оценка на офертите при възлагане с публична покана:
1.Офертите се подават в деловодството в запечатан непрозрачен плик с ненарушена цялост от кандидата или от упълномощен представител лично или по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка или чрез куриерска, като разходите по изпращането са за сметка на лицето, подало офертата.
2.Върху плика участникът следва да посочи име, адрес за кореспонденция, телефон и по възможност – факс и електронен адрес, както и предмета на поръчката.
3.При приемане на офертите върху плика се отбелязват поредният номер, датата и часът на получаването и посочените данни се записват във входящия регистър на ИРА – Пловдив, за което на приносителя се издава документ.
4.Оферта или заявление за участие, представени след изтичане на крайния срок или представени в незапечатан прик, респективно плик с нарушена цялост, не се приемат. Същите се връщат незабавно на кандидата и това се отбелязва в регистъра
5.След изтичане на срока за подаване на офертите деловодителят ги предоставя на председателя на комисията, назначена със заповедта на директора за откриване на процедурата.
6.Получените оферти се разглеждат по реда на тяхното постъпване в деловодството от комисия, назначена със заповед на Директора.
(2) Офертите се отварят и разглеждат при условията на чл. 101 г, ал. 3.
(3)Отварянето на офертите се извършва публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово осведомяване и други лица при спазване на установения режим за достъп до сградата, в която се извършва отварянето.
(4) При разглеждане на офертите комисията допуска представяне на липсващи документи, но не и липсващи технически и ценови предложения или допълнения и корекции към тях.
(5) В процеса на разглеждане на офертите писмени искания до участниците за разяснения по офертата, както и самите разяснения от страна на участниците, се изпращат по факс или електронна поща.
(6) При възлагане на обществени поръчки с публична покана в протокола на комисията за разглеждане и оценка на офертите не се цитират по аналогия текстовете на чл. 69 от ЗОП като основания за отстраняване от участие. Достатъчно е в протокола да се опишат несъответствията на офертата с изискванията на възложителя, които несъответствия се считат за основания за отстраняване.
(7) Оценката на офертите се извършва от комисията съгласно един от критериите по чл. 37, ал. 1 от ЗОП, посочен от възложителя в заповедта за откриване на процедурата.
(8)При липса на подадени оферти Директорът би могъл:
1.да публикува нова публична покана, която може да бъде както със същите условия като предходната, така и с частично или напълно променени изисквания
2.да сключи договор след провеждане на преговори с избран от него изпълнител, без да променя техническите спецификации, проекта на договор и прогнозната стойност, обявени с първоначално публикуваната публична покана
3.При подадена само една оферта договор с единствения участник се сключва, само ако офертата е в съответствие с техническите спецификации.
4.Директорът сключва писмен договор, включващ всички предложения от офертата на класирания на първо място участник.
5.Главният счетоводител осъществява системата на  двойния подпис, която не разрешава поемането на финансово задължение или извършване на плащане без подписите на ръководителя на организацията – Директора на ИРА и лицето, отговорно за счетоводните записвания.
6.Директорът може последователно да предложи сключване на договор с участник, класиран на второ и следващо място при условията на чл.101 е, ал. 3 от ЗОП, но не е длъжен да го сключи, ако прецени, че такъв договор би бил неизгоден за него.
7.Договор, сключен след публична покана, може да се изменя единствено с допълнително писмено споразумение при условията на чл. 43, ал. 2 от ЗОП.

 

СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ЗА ВЪЗЛОЖЕНИТЕ ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ


Чл. 18. (1) Лице от Работния екип съставя досие на проведената обществена поръчка, включващо:
1. Всички документи, съставени от откриване на процедурата до сключване на договора, включително документите, изискуеми при сключване на договора;
2. Уведомленията до Регистъра по обществени поръчки към Агенцията по обществени поръчки;
3. Офертите на кандидатите и заявленията за участие;
4. Копие от подписания договор за възлагане на обществена поръчка, ведно с всички приложения към него (копие на банкова гаранция или копие на платежно нареждане за внесена гаранция за изпълнение на договора, копия на техническо и ценово предложение и др.);
5. Информацията за сключен договор и информацията за изпълнение на договора за обществена поръчка;
6. Предявените жалби (искове), наложените обезпечителни мерки и постановените решения.
(2) Всички лица, ангажирани в процеса по организиране и възлагане на обществени поръчки, са длъжни да предоставят на лицето по ал. 1 оригиналите или копия от всички получени и съставени документи за окомплектоване на досиетата.
(3) Директорът на ИРА определя със заповед служител от Института, който отговаря за съхранението, движението и пълнотата на съставените досиета на обществените поръчки. За отразяване на движението на досието, към него се прилага контролен лист по образец (Приложение № 3).
(4) Всяко отделно досие се съхранява в съответствие със сроковете, определени в ЗОП;
(5) Служителят по ал. 3 осигурява достъп на заинтересованите лица до досието само след изрично писмено разпореждане на Директора на ИРА.

 

КОНТРОЛ ВЪРХУ ДВИЖЕНИЕТО НА ГАРАНЦИИТЕ ЗА УЧАСТИЕ В ПРОЦЕДУРИТЕ И ГАРАНЦИИТЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ДОГОВОРИТЕ


Чл. 19.(1) Контрол върху движението на гаранциите за участие в процедурите и за изпълнение на договорите (внасяне, освобождаване, трансформиране или задържане) се осъществява от Главния счетоводител на ИРА.
(2)Главният счетоводител инициира изготвянето на платежно нареждане за възстановяване на гаранциите за участие в процедурата или за изпълнение на договора в сроковете, определени в ЗОП.
(3) Главният счетоводител носи пълна персонална отговорност за навременното освобождаване на гаранциите за участие в процедурите и гаранциите за изпълнение на договорите в сроковете, определени от ЗОП, и за тяхното трансформиране или задържане съгласно условията, посочени в ЗОП и в сключените договори за възлагане на обществена поръчка.
(4) Главният счетоводител предоставя заверена с подпис писмена информация на лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила за датите и основанията за освобождаване на гаранциите за участие и изпълнение в следните срокове:
1. за датата и основанията за освобождаване на гаранциите за участие на отстранените и класираните на трето и следващо място участници - в първия работен ден, следващ датата на изтичане на срока за обжалване на решението на възложителя за избор на изпълнител;
2. за датата и основанията за освобождаване на гаранцията за участие на класираните на първо и второ място участници - в първия работен ден, следващ датата на сключването на договор за възлагане на обществена поръчка;
3. за датата и основанията за освобождаване на гаранциите за участие на всички участници при прекратяване на процедурата - в първия работен ден, следващ датата на изтичане на срока за обжалване на решението за прекратяване;
4. за датата и основанията за освобождаване на гаранциите за участие на всички участници при обжалване на решението за избор на изпълнител - в първия работен ден, следващ датата на получаване на жалбата;
5. за датата и основанията за освобождаване на гаранцията за добро изпълнение на договора - в първия работен ден, следващ датата на изпълнението на договор за възлагане на обществена поръчка.
(5) В случай на задържане на гаранции за участие и изпълнение Главният счетоводител информира писмено лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила за основанията за това.


КОНТРОЛ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА СКЛЮЧЕНИТЕ ДОГОВОРИ


Чл. 20. (1) Посредством контрола върху изпълнението на договорите следва да се постигне следното:
1.Договорите да се изпълняват точно, както са сключени,
2.Да не се допуска необоснована промяна на вече сключени договори или, ако се налага такава, тя да е в интерес на възложителя или в рамките на позволеното от закона,
3. Да не се изпълняват договори, за които възложителят няма да е в състояние да плати.
(2)Контролът на изпълнението на сключените договори се осъществява от Главния счетоводител или от друго лице от финансово-счетоводния отдел, посочено от Главния счетоводител в План-графика по чл. 7, ал. 2 от настоящите вътрешни правила. По преценка на Директора, той може със заповед да определи едно лице за контрол на изпълнението на всички сключени договори за възлагане на обществени поръчки.
(3) Лицето по ал. 2 следи за доставянето на договорените количества и обеми и за извършването на договорените услуги и строителство в договорените срокове при уговореното качество и цени, и за съставянето на приемо-предавателни протоколи, подписани от оторизирани служители.
(4) При неизпълнение на договорените условия, лицето, осъществяващо контрола, сигнализира Директора за търсене на неустойки или предсрочно прекратяване, съгласувано с правоспособен юрист.
(5) Договорите за обществени поръчки не могат да се променят, освен в предвидените в чл. 43 ал. 2 от ЗОП случаи. Не могат се приемат предложения от изпълнителите за сключване на анекси към договорите дори при настъпване на неблагоприятни за тях последици.
(6) Ако поради недостиг на финансов ресурс или отпадане на необходимостта от изпълнение на конкретен предмет на договора, последният не може да се изпълни по вина на възложителя, лицето по ал. 2 своевременно уведомява Директора, който прекратява договора при минимални загуби за възложителя
(7) След изпълнение на договора, с оглед своевременно изпращане на информация за изпълнение на договора в АОП:
1. лицето по ал 2 уведомява незабавно Директора и лицето по чл. 18, ал. 1 за приключването на договора;
2. в случай, че договорът е прекратен или изпълнен предсрочно (преди фиксирания в него срок за изпълнението му) лицето по ал. 2 уведомява незабавно Директора и лицето по чл. 18, ал. 1 от настоящите вътрешни правила за приключването на договора.
(8) Всички документи и информация, свързани с изпълнението на договорите, се предоставят от лицето по ал. 2 на лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила в едноседмичен срок от датата на съставянето им за публикуване в профила на купувача.
(9) Лицето по ал. 2 съставя и поддържа регистър на предоставените документи и информация на лицето по чл. 3, ал. 4 от настоящите вътрешни правила, който включва: пореден номер; вид, номер и дата на документа; дата на предаване/приемане; подписи на лицето, предало/приело документа.
(10) Ежегодно към 31-ви декември Главният счетоводител изготвя и изпраща в ЦУ на ССА, отчет за изпълнение на всички сключени и изпълнени договори за възлагане на обществени поръчки през изтеклата година.


САНКЦИИ


Чл. 21. (1) Директорът на ИРА има право да налага санкции на всички лица, ангажирани в процеса от планирането на обществените поръчки до изпълнението на сключените договори за възлагане.
(2) Санкциите се налагат:
1. при цялостно или частично неизпълнение на задълженията на лицата по ал. 1 в съответствие с разписаните правила и функции;
2. при установяване на неправомерност на действията при планирането, организирането, подготовката и провеждането на процедурите;
3. при пропуски, нарушения и грешки, довели до:
 - причиняване на вреди за възложителя поради умисъл или небрежност от страна на негови служители,
 - наличие на ефективно обжалвани процедури, вината за които може да се вмени на определени служители, ангажирани с подготовката и провеждането им;
 - неточно изпълнение на сключените договори;
(3) Санкциите се налагат по реда, регламентиран в действащия Кодекс на труда.

 

ИЗРАБОТВАНЕ И АКТУАЛИЗАЦИЯ НА ВЪТРЕШНИТЕ ПРАВИЛА


Чл. 22. (1) Изработването и актуализирането на настоящите вътрешни правила се възлага със заповед от Директора на ИРА на екип от компетентни длъжностни лица с практически опит в провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки.
(2) Вътрешните правила се утвърждават от Директора след обсъждането и приемането им на заседание на Дирекционния съвет.
(3) Вътрешните правила влизат в сила от датата на утвърждаването им от Директора и са валидни до следващата им актуализация.
(4) Настоящите вътрешни правила се актуализират в следните случаи
1. при настъпване на изменения и/или допълнения към Закона за обществени поръчки;
2. при промяна на изискванията за планиране и провеждане на процедури по ЗОП от страна на ССА;
3. при постъпване на конкретни предложения и препоръки от длъжностните лица, ангажирани в процеса на планиране, организиране, подготовка и провеждане на обществените поръчки, за подобряване на организацията и провеждането им
(5) Оригиналът на настоящите ВПВОП се съхранява от Гл. счетоводител на ИРА.
(6) Вътрешните правила се публикуват в „Профила на купувача” за осигуряване на публичен достъп на всички заинтересовани лица и на служителите на възложителя, ангажирани с изпълнение на дейности, свързани с прилагането и изпълнението им.

 

ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

 

§ 1. Настоящите правила се приемат на основание чл.86 от ЗОП
§ 2.Указанията по приложението и изпълнението на настоящите Вътрешни правила се възлагат на Главния счетоводител.
§ 3. Контролът по изпълнението на настоящите правила се възлага на Заместник Директора и Главния счетоводител.
§ 4. Контролът на обществените поръчки в ИРА се осъществява от:
1.Директора на ИРА, Пловдив,
2.Председателя на ССА, София;
3.контролни органи на Сметната палата;
4.контролни органи на Агенцията за държавна финансова инспекция.
§ 5. Цялата документация се съгласува с постоянно действаща комися към ССА, назначена от Председателя на ССА.
§ 6. Приложения № 1 до № 3 са неразделна част от настоящите ВПВОП.

 

Вие сте тук:Home ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА